Inhoudingsplicht: wat het is en hoe u ze controleert
De inhoudingsplicht verplicht u om bij elke betaling aan een leverancier na te gaan of die op dat moment sociale schulden bij de RSZ of fiscale schulden bij de FOD Financiën heeft. Is er een schuld, dan houdt u een deel van het factuurbedrag in en stort u dat rechtstreeks door aan de betrokken instantie in plaats van aan uw leverancier.
Deze pagina bundelt alles wat u over de inhoudingsplicht moet weten: wie ze heeft, hoe u ze per leverancier controleert, welke percentages gelden, wat u doet bij een vastgestelde schuld en hoe u de controle laat terugkeren bij elke betaalronde.
Wie heeft inhoudingsplicht?
De plicht hangt af van de aard van de werken, niet van uw eigen activiteit. Laat u werken uitvoeren die onder artikel 30bis of 30ter van de wet van 27 juni 1969 vallen, dan geldt de controle, ook als u zelf geen aannemer bent.
Bouw en vastgoed
Werken in onroerende staat: bouwen, verbouwen, afbreken, installeren, onderhouden, en de levering van stortklaar beton. Elke aannemer die een onderaannemer betaalt, controleert op zijn beurt.
Schoonmaak
Het reinigen van gebouwen en onderhoud dat aan een gebouw vasthangt valt onder artikel 30bis, ook wanneer het in een breder facilitycontract zit.
Vleessector
Artikel 30ter viseert het uitsnijden, bewerken en verpakken van vlees, met dezelfde controle en dezelfde percentages.
Bewaking en toezicht
Bewakings- en toezichtsdiensten vallen onder artikel 30ter. Met wisselend personeel en onderaannemers is de keten hier lang.
Natuurlijke personen die uitsluitend voor privédoeleinden werken laten uitvoeren, vallen buiten de regeling. Twijfelt u of een opdracht eronder valt, kijk dan naar de omschrijving van de werken op de factuur, niet naar de NACE-code van uw leverancier.
Inhoudingsplicht controleren in vier stappen
De controle zelf duurt minder dan een minuut per leverancier zodra u de juiste gegevens bij de hand hebt.
- 01
Verzamel het KBO-nummer
U hebt het ondernemingsnummer van tien cijfers nodig, meestal terug te vinden op de factuur. Het btw-nummer is hetzelfde nummer met BE ervoor.
- 02
Controleer de sociale schulden
De RSZ geeft aan of er op dat moment een bijdrageschuld is. Voor zelfstandigen zonder personeel gebeurt die controle bij het RSVZ.
- 03
Controleer de fiscale schulden
Naast de sociale schuld bestaat een afzonderlijke fiscale inhoudingsplicht. Die controleert u bij de FOD Financiën, ook wanneer de RSZ groen licht geeft.
- 04
Bewaar een gedateerd bewijs
Bij een controle moet u kunnen aantonen dat u op het moment van betaling hebt nagegaan of er schulden waren. Bewaar het bewijs minstens vijf jaar.
Zo verloopt een controle in de praktijk
Leverancierslijst inlezen, elk KBO-nummer controleren, resultaat en controlebewijs per leverancier.
- 01Excel importeren
- 02Live controle
- 03Rood of groen
- 04Automatische notificaties
leveranciers.xlsxHoeveel moet u inhouden?
De percentages worden berekend op het factuurbedrag exclusief btw en worden rechtstreeks doorgestort aan de instantie, niet aan uw leverancier.
van het factuurbedrag exclusief btw, bij een sociale schuld.
van het factuurbedrag exclusief btw, bij een fiscale schuld.
samen nooit meer dan de helft van het factuurbedrag exclusief btw.
Is de werkelijke schuld lager dan het in te houden bedrag, dan kan uw leverancier bij de FOD Financiën een attest aanvragen dat het exacte bedrag vermeldt. Dat attest is 20 dagen geldig en laat u toe de inhouding te beperken.
Wat riskeert u zonder controle?
Betaalt u het volledige factuurbedrag uit terwijl er een schuld was, dan wordt u hoofdelijk aansprakelijk voor de sociale en fiscale schulden van uw leverancier. Die aansprakelijkheid kan oplopen tot de totaalprijs van de werken.
Bovenop de aansprakelijkheid staat een administratieve geldboete gelijk aan het dubbele van het bedrag dat u had moeten inhouden.
De sancties werden verstrengd door de wet van 15 mei 2024 op het sociaal strafrecht. Een gedateerd controlebewijs per betaling is uw enige verdediging bij een controle.
Wat doet u bij een vastgestelde schuld?
Een rood resultaat betekent niet dat u de samenwerking moet stoppen. Het betekent dat u de betaling splitst.
- 01Bereken het in te houden bedrag op het factuurbedrag exclusief btw: 35 procent bij een sociale schuld, 15 procent bij een fiscale schuld, samen maximaal 50 procent.
- 02Stort dat bedrag door via het officiële betaalkanaal van de RSZ of de FOD Financiën, met de juiste mededeling.
- 03Betaal het saldo aan uw leverancier en vermeld de inhouding uitdrukkelijk op uw betaling of creditnota.
- 04Bewaar het controlebewijs samen met het betaalbewijs van de doorstorting, minstens vijf jaar.
Hoe lang is een controle geldig?
Een controle is een momentopname op de dag van de betaling. Een leverancier die vorige maand schuldenvrij was, kan vandaag een schuld hebben. Er is geen geldigheidsduur van weken of maanden.
Werkt u met dezelfde leveranciers en betaalt u wekelijks of maandelijks, dan betekent dat in de praktijk een terugkerende controle per leverancier per betaalronde. Ook voorschotten en deelbetalingen tellen mee.
Daarom laten veel bedrijven de controle automatisch herhalen en zich verwittigen zodra bij een leverancier een schuld opduikt of zijn rechtstoestand verandert.
Zelf controleren of automatisch laten controleren?
Beide werkwijzen zijn geldig. Het verschil zit in de tijd die het kost en in het risico dat u een betaling vergeet.
Zelf via de officiële portalen
- Gratis en altijd beschikbaar.
- Per leverancier apart opzoeken, in twee afzonderlijke toepassingen.
- U bewaart zelf een gedateerd bewijs per betaling.
- Geen verwittiging wanneer de situatie van een leverancier verandert.
Automatisch met Checkplicht
- Volledige leverancierslijst inlezen via Excel en in één keer controleren.
- Sociale en fiscale controle samen in één resultaat per leverancier.
- Automatische hercontroles volgens uw eigen frequentie, met e-mail bij een vastgestelde inhouding.
- E-mail wanneer de naam, status of rechtstoestand van een leverancier wijzigt, bijvoorbeeld bij faillissement.
- Controlebewijs per leverancier en maandoverzicht als pdf.
Zeven dagen gratis proberen, daarna vanaf 9 euro per maand.
Veelgestelde vragen over de inhoudingsplicht
Inhoudingsplicht per sector
De regels verschillen per sector. Lees per sector welke activiteiten eronder vallen en waar het in de praktijk fout gaat.
Verder lezen in de kennisbank
Diepere uitleg per onderwerp, met de wetteksten en de officiële procedures erbij.
Officiële bronnen
- RSZ: inhoudingsplicht en hoofdelijke aansprakelijkheid (artikel 30bis)
- FOD Financiën: hoofdelijke aansprakelijkheid en inhoudingsplicht
- RSVZ: inhoudingsplicht in het sociaal statuut van de zelfstandigen
- Kruispuntbank van Ondernemingen, publieke zoekfunctie
Deze pagina is informatief en geen juridisch advies. Bij twijfel over een concreet dossier raadpleegt u de officiële bronnen of uw boekhouder.