Inhoudingsplicht checken: hoe controleer je een leverancier?
U checkt de inhoudingsplicht door per leverancier het KBO-nummer op te zoeken en na te gaan of die op het moment van betaling sociale schulden bij de RSZ of fiscale schulden bij de FOD Financiën heeft. Is er een schuld, dan houdt u een deel van het factuurbedrag in en stort u dat rechtstreeks door aan de betrokken instantie in plaats van aan uw leverancier.
Deze pagina legt uit wanneer u moet controleren, wat u nodig hebt, hoe u het resultaat leest en hoe u de controle voor al uw leveranciers in één keer automatiseert.
Zo verloopt een controle
Lijst met leveranciers inlezen, elke KBO controleren, resultaat en controlebewijs per leverancier.
- 01Excel importeren
- 02Live controle
- 03Rood of groen
- 04Automatische notificaties
leveranciers.xlsxEen leverancier controleren in vier stappen
De controle zelf duurt minder dan een minuut per leverancier zodra u de juiste gegevens bij de hand hebt.
- 01
Verzamel het KBO-nummer
U hebt het ondernemingsnummer van uw leverancier nodig, tien cijfers, meestal terug te vinden op de factuur. Het btw-nummer is hetzelfde nummer met BE ervoor.
- 02
Controleer de sociale schulden bij de RSZ
De RSZ geeft aan of de leverancier op dat moment een bijdrageschuld heeft en of u dus moet inhouden. Voor zelfstandigen zonder personeel geldt de controle bij het RSVZ.
- 03
Controleer de fiscale schulden bij de FOD Financiën
Naast de sociale schuld bestaat er een afzonderlijke fiscale inhoudingsplicht. Die controleert u bij de FOD Financiën, ook als de RSZ groen licht geeft.
- 04
Bewaar het resultaat als bewijs
Bewaar per betaling een gedateerd controlebewijs. Bij een controle moet u kunnen aantonen dat u op het moment van betaling hebt nagegaan of er schulden waren.
Wat betekent het resultaat voor uw betaling?
Geen schulden vastgesteld
U betaalt de factuur volledig aan uw leverancier. Bewaar het controlebewijs met datum, want het resultaat geldt alleen voor deze betaling.
Schuld vastgesteld, inhouding verplicht
U houdt het verschuldigde deel in en stort dat door aan de RSZ of de FOD Financiën. Doet u dat niet, dan riskeert u naast de inhouding zelf ook een bijslag.
Wat is de inhoudingsplicht precies?
De inhoudingsplicht staat in artikel 30bis en artikel 30ter van de wet van 27 juni 1969. Wie werken laat uitvoeren die onder die artikelen vallen, is verplicht om bij elke betaling na te gaan of de leverancier sociale of fiscale schulden heeft.
De plicht geldt voor de opdrachtgever en voor elke aannemer in de keten die een onderaannemer betaalt. Het gaat niet alleen om bouwwerken: ook bepaalde activiteiten in de schoonmaaksector, de vleessector en de bewakingssector vallen eronder.
Heeft uw leverancier een schuld, dan wordt u meeverantwoordelijk voor die schuld als u het volledige factuurbedrag uitbetaalt. De inhouding beschermt u tegen die hoofdelijke aansprakelijkheid.
Hoeveel moet u inhouden?
van het factuurbedrag exclusief btw, bij een sociale schuld.
van het factuurbedrag exclusief btw, bij een fiscale schuld.
samen nooit meer dan het factuurbedrag exclusief btw.
Bij lagere schulden dan het inhoudingsbedrag kan een beperkte inhouding volstaan. Vraag in dat geval een attest op bij de betrokken instantie of overleg met uw boekhouder.
Wanneer moet u controleren?
Voor elke betaling. Een controle is een momentopname: een leverancier die vorige maand schuldenvrij was, kan vandaag een schuld hebben. Ook bij voorschotten en deelbetalingen geldt de plicht.
Werkt u met dezelfde leveranciers en betaalt u wekelijks of maandelijks, dan betekent dat in de praktijk een terugkerende controle per leverancier per betaalronde.
Daarom laten veel bedrijven de controle automatisch herhalen en zich verwittigen zodra er bij een leverancier een schuld opduikt.
Handmatig controleren of automatisch laten controleren?
Beide zijn geldig. Het verschil zit in de tijd die het kost en in het risico dat u een betaling vergeet.
Handmatig via de officiële portalen
- Gratis en altijd beschikbaar.
- Per leverancier apart opzoeken, in twee afzonderlijke toepassingen.
- U bewaart zelf een gedateerd bewijs per betaling.
- Geen verwittiging wanneer de situatie van een leverancier verandert.
Automatisch met Checkplicht
- Volledige leverancierslijst inlezen via Excel en in één keer controleren.
- RSZ, RSVZ en fiscale controle samen in één resultaat.
- Automatische hercontroles volgens uw eigen frequentie, met e-mailmelding bij een vastgestelde inhouding.
- Controlebewijs per leverancier en maandoverzicht als pdf.
Zeven dagen gratis proberen, daarna vanaf 9 euro per maand.
Veelgestelde vragen over de controle
Inhoudingsplicht per sector
De regels verschillen per sector. Lees per sector welke activiteiten eronder vallen en waar het in de praktijk fout gaat.
Officiële bronnen
- RSZ: inhoudingsplicht en hoofdelijke aansprakelijkheid
- FOD Financiën: fiscale schulden aannemers
- Kruispuntbank van Ondernemingen, publieke zoekfunctie
Deze pagina is informatief en geen juridisch advies. Bij twijfel over een concreet dossier raadpleegt u de officiële bronnen of uw boekhouder.