Sociale schulden checken: stap voor stap

Een aannemer controleren op sociale en fiscale schulden lijkt eenvoudig, maar in de praktijk gaat het vaak mis: het verkeerde nummer, een controle op het verkeerde moment, of een resultaat dat nergens bewaard wordt. Dit stappenplan loopt de volledige controle door, van het opzoeken van het ondernemingsnummer tot het archiveren van het bewijs.

Stap 1: zoek het juiste ondernemingsnummer

Elke controle vertrekt van het KBO-nummer van de aannemer, tien cijfers in de vorm 0123.456.789. Dat nummer vindt u:

• op de factuur van de aannemer, meestal onderaan naast het btw-nummer;
• in de Kruispuntbank van Ondernemingen, op naam van de vennootschap;
• in uw eigen leveranciersbestand, als u de aannemer eerder al toevoegde.

Let op twee valkuilen. Werk nooit op naam alleen: handelsnamen komen dubbel voor en een vestigingseenheid is niet hetzelfde als de juridische entiteit. En controleer altijd de entiteit die op de factuur staat, ook als de werken feitelijk door een zusteronderneming zijn uitgevoerd. De inhoudingsplicht volgt de betaling, niet de werf.

Stap 2: bepaal of de werken onder de regeling vallen

De controle is enkel verplicht voor werken die onder artikel 30bis of 30ter vallen. Dat zijn werken in onroerende staat plus drie bijkomende sectoren: schoonmaak, vlees en bewaking. Een overzicht per activiteit staat op onze sectorpagina's en de juridische achtergrond in artikel 30bis uitgelegd.

Twijfelt u, controleer dan liever wel. Een onnodige controle kost niets, een ontbrekende controle kan het factuurbedrag kosten.

Stap 3: controleer de RSZ en de FOD Financiën

Er zijn twee afzonderlijke schuldposities en dus twee resultaten:

• RSZ: sociale bijdragen. Een schuld leidt tot een inhouding van 35% van het factuurbedrag exclusief btw.
• FOD Financiën: fiscale schulden. Een schuld leidt tot een inhouding van 15%.

Voor zelfstandige aannemers zonder personeel speelt daarnaast de positie bij het RSVZ een rol. Ook die controleren wij mee.

U kunt beide posities handmatig nakijken via de officiële publieke portalen. Dat werkt voor één of twee nummers, maar wordt onwerkbaar zodra u tientallen leveranciers hebt: u moet per nummer opnieuw inloggen, het resultaat manueel noteren en zelf de datum bijhouden. Voor een enkele snelle controle gebruikt u onze pagina inhoudingsplicht checken.

Stap 4: lees het resultaat correct

Een controle geeft per bron een van deze uitkomsten:

• In orde: geen schuld op het moment van de controle. U betaalt de factuur volledig uit.
• Inhoudingsplicht: er is een schuld. U houdt in en stort door aan de betrokken overheid.
• Buiten toepassingsgebied: de entiteit valt niet onder de regeling, bijvoorbeeld omdat er geen werkgeversverplichtingen zijn.
• Onbekend: het nummer werd niet gevonden of de bron gaf geen antwoord. Behandel dit nooit als een groen licht: los eerst het nummer op en herhaal de controle.

Het belangrijkste principe: het resultaat geldt op het moment van de betaling. Een controle van vorige maand dekt de betaling van vandaag niet.

Stap 5: bereken de inhouding, met het plafond

Heeft de aannemer schulden bij zowel de RSZ als de FOD, dan zou de som 50% bedragen. De wet plafonneert de totale inhouding op 50% van het factuurbedrag exclusief btw. Reken dus:

1. RSZ-deel: 35% van het bedrag exclusief btw, als er een sociale schuld is.
2. FOD-deel: 15% van hetzelfde bedrag, als er een fiscale schuld is.
3. Totaal aftoppen op 50% van het bedrag exclusief btw.

Checkplicht rekent dit automatisch uit en toont de drie bedragen naast elkaar.

Stap 6: splits de betaling in uw boekhouding

Bij een inhouding vertrekt de factuur in twee of drie stukken:

• het netto bedrag naar de aannemer;
• het RSZ-deel naar de RSZ, met de correcte gestructureerde mededeling;
• het FOD-deel naar de FOD Financiën, met de eigen referentie.

De doorstorting gebeurt via de officiële kanalen van de betrokken overheid. Checkplicht verwijst u per controle rechtstreeks door naar het juiste officiële betaalinstrument, zodat u nooit met een verkeerde referentie werkt.

Stap 7: archiveer het bewijs

Zonder bewijs bestaat de controle niet. Bewaar per betaling het KBO-nummer, de naam, de datum en het tijdstip, het resultaat per bron, het berekende bedrag en, indien van toepassing, het betalingsbewijs van de doorstorting.

Checkplicht bewaart dit automatisch en levert per controle een controlebewijs met unieke ID en QR-verificatie, plus een bundel van al uw aannemers en een maandoverzicht als PDF.

Stap 8: plan automatische hercontroles

Voor lopende samenwerkingen is een eenmalige controle niet genoeg. Kies een cadans, bijvoorbeeld elke 7, 14 of 30 dagen, en laat de controle automatisch lopen. Bij Checkplicht krijgt u een melding in de app en een e-mail zodra bij een van uw aannemers een inhouding wordt vastgesteld, zodat u nooit een betaling doet met verouderde informatie.

Bekijk de tarieven of maak een account aan en test het zeven dagen gratis.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet ik controleren? Bij elke betaling. Ook bij voorschotten en tussentijdse facturen.

Ik vind het KBO-nummer niet terug, wat nu? Zoek de entiteit op naam en zetel in de Kruispuntbank en vergelijk met de gegevens op de factuur. Bij twijfel vraagt u het nummer schriftelijk op bij de aannemer voor u betaalt.

Wat als het resultaat onbekend blijft? Betaal niet uit op basis van een onbekend resultaat. Corrigeer eerst het nummer of contacteer de aannemer, en herhaal de controle.

Moet ik ook zelfstandigen zonder personeel controleren? Ja. Ook dan bestaat er een schuldpositie, onder andere bij het RSVZ, en dus een mogelijke inhouding.