Btw-nummer controleren: zo weet u of een leverancier echt bestaat
Een btw-nummer op een factuur zegt niets zolang u het niet controleert. Dit is hoe u een Belgisch of Europees nummer nakijkt, welke bronnen officieel zijn en wat u nog moet checken.
Een btw-nummer controleren duurt een minuut en voorkomt dat u betaalt aan een onderneming die niet meer bestaat, geschorst is of nooit bestond. Het is ook de eerste stap voor elke andere controle: zonder correct ondernemingsnummer kunt u geen schulden of inhoudingsplicht nakijken.
Hoe een Belgisch nummer is opgebouwd
Een Belgisch ondernemingsnummer bestaat uit tien cijfers en begint met een 0 of een 1, bijvoorbeeld 0403.170.701. Het btw-nummer is hetzelfde nummer met BE ervoor. Het vaakst gemaakte fout is het weglaten van de leidende nul, waardoor een negencijferig nummer ontstaat dat nergens terug te vinden is.
De laatste twee cijfers zijn een controlegetal: het getal gevormd door de eerste acht cijfers, gedeeld door 97, geeft een rest die samen met de laatste twee cijfers 97 vormt. Klopt dat niet, dan is het nummer fout getypt.
Waar u controleert
| Bron | Waarvoor | Wat u ziet |
|---|---|---|
| KBO Public Search | Belgische ondernemingen | naam, adres, rechtstoestand, activiteiten, vestigingen |
| VIES | btw-nummers uit de EU | of het nummer geldig is voor intracommunautaire handel |
| Staatsblad | wijzigingen en publicaties | oprichting, statutenwijziging, vereffening |
Voor een Belgische leverancier begint u in de KBO. U ziet er onmiddellijk de rechtstoestand: normale toestand, stopzetting, of een faillissementsprocedure. Voor een leverancier uit een andere EU-lidstaat gebruikt u VIES. Dat systeem zegt alleen of het nummer geldig is, niet of de onderneming gezond is.
Wat een geldig nummer niet bewijst
Een geldig btw-nummer betekent niet dat een onderneming haar sociale bijdragen betaalt, geen fiscale schulden heeft of geen inhoudingsplicht kent. Die informatie staat in andere registers. Een onderneming kan perfect geldig geregistreerd staan en toch op de dag van betaling schulden hebben waardoor u een deel van de factuur moet doorstorten.
Praktische werkwijze bij een nieuwe leverancier
- Vergelijk het nummer op de factuur met het nummer in uw contract.
- Controleer het controlegetal, of laat dat automatisch doen.
- Zoek het nummer op in de KBO en vergelijk naam en adres met de factuur.
- Bekijk de rechtstoestand: elke andere vermelding dan een normale toestand vraagt navraag.
- Controleer sociale en fiscale schulden voor u betaalt, en herhaal dat bij elke betaling.
Veelvoorkomende situaties
De naam op de factuur wijkt af van de KBO. Vaak gaat het om een handelsnaam. De maatschappelijke benaming in de KBO is beslissend voor uw boekhouding.
Het nummer bestaat niet in de KBO. Controleer eerst de leidende nul. Blijft het nummer onbekend, vraag dan een recent uittreksel op bij de leverancier.
Een buitenlands nummer. Dat vindt u niet in de KBO. Voor buitenlandse ondernemingen die in Belgie werken bestaat wel een controle op inhoudingsplicht, ook zonder Belgische registergegevens.
Automatisch in plaats van handmatig
Bij tien leveranciers is handmatig nakijken haalbaar. Bij honderden niet, vooral omdat de toestand verandert na de controle. Daarvoor bestaan tools die het nummer valideren, de registergegevens ophalen en de schuldenstatus blijven opvolgen, zodat u een melding krijgt zodra er iets wijzigt.
RSZ-nummer opzoeken van je leverancier: handleiding voor opdrachtgevers
Het RSZ-nummer van je leverancier vinden is de eerste stap voor elke inhoudingsplichtcontrole. Dit zijn de vier betrouwbaarste manieren, plus valkuilen om te vermijden.
Checkinatwork: aanwezigheden melden op de werf, praktisch uitgelegd
Op grote werven moet elke aanwezigheid dagelijks gemeld worden aan de RSZ. Dit is wanneer Checkinatwork geldt, wie meldt, hoe u het doet en welke fouten controleurs vaststellen.
Aangifte van werken bij de RSZ: wanneer, hoe en waarom
Wie werken in onroerende staat laat uitvoeren, moet die vooraf aangeven bij de RSZ. Dit is wie aangifte doet, wanneer, via welk kanaal en wat er gebeurt als u het vergeet.