Leverancier met inhoudingsplicht: wat moet u doen bij betaling?

Uw controle geeft aan dat een leverancier inhoudingsplichtig is. Dan mag u de factuur niet gewoon volledig uitbetalen. U houdt een deel in en stort dat door aan de instelling die de schuld vordert. Dit is de volledige werkwijze, met de bedragen, de termijnen en het bewijs dat u bijhoudt.

Wat inhouden precies betekent

U betaalt uw leverancier minder dan het factuurbedrag en het verschil gaat naar de overheid. De leverancier blijft de volledige factuur als betaald beschouwen: uw doorstorting geldt als betaling in zijn plaats.

Zijn er beide schulden, dan houdt u 35% plus 15% in, samen 50%, en stort u elk deel aan de juiste instelling.

Stap voor stap bij een factuur

1. Controleer op de dag van betaling. De toestand van vorige week telt niet. Bewaar de datum en de officiele referentie van uw controle.
2. Bepaal het in te houden bedrag. Reken op het bedrag exclusief btw.
3. Betaal uw leverancier het saldo. Vermeld op uw betaling waarom het bedrag lager is.
4. Stort het ingehouden deel door, met de juiste referentie, aan de RSZ of de FOD Financien.
5. Bewaar het bewijs: de controle met haar referentie, de berekening, en het bewijs van doorstorting.

Wanneer u minder of niets moet inhouden

Een leverancier kan bij de instelling een attest vragen waaruit blijkt dat de schuld lager is dan het bedrag dat u zou inhouden. Met dat attest houdt u alleen het bedrag van de schuld in. Zo'n attest heeft een korte geldigheidsduur, dus het moet recent zijn op de dag van uw betaling. Vraag het document op bij uw leverancier en bewaar het bij het betalingsdossier.

Wat het kost als u niet inhoudt

Betaalt u de volledige factuur uit terwijl er een inhoudingsplicht was, dan bent u hoofdelijk aansprakelijk voor de schuld van uw leverancier, beperkt tot het bedrag van de werken. Daarbovenop komt een administratieve geldboete gelijk aan het dubbele van het bedrag dat u had moeten inhouden. Een vergetelheid van een paar duizend euro kan dus een veelvoud kosten.

Hoe u dit werkbaar houdt

De praktische moeilijkheid is niet de berekening maar het moment: de status kan wijzigen tussen uw laatste controle en uw betaling. Drie gewoontes maken het verschil:

• Controleer automatisch en periodiek, niet enkel bij een nieuw contract.
• Laat een melding uitgaan zodra een leverancier inhoudingsplichtig wordt, zodat de boekhouding de betaling kan tegenhouden.
• Bewaar per controle een bewijsdocument met datum en referentie, zodat u bij een controle niets moet reconstrueren.

Veelgestelde vragen

Moet ik inhouden op voorschotfacturen? Ja, de verplichting geldt bij elke betaling voor werken in onroerende staat, ook bij voorschotten en tussentijdse staten.

En als de leverancier protesteert? Uw doorstorting geldt als betaling. De leverancier regelt zijn schuld met de instelling, niet met u.

Geldt dit ook voor buitenlandse leveranciers? Ja. Buitenlandse ondernemingen die in Belgie werken in onroerende staat vallen onder dezelfde regeling, ook als hun gegevens niet in het Belgische register staan.