Obligation de retenue: ce qu'elle est et comment la vérifier
L'obligation de retenue vous impose de vérifier, à chaque paiement d'un fournisseur, s'il a à ce moment des dettes sociales auprès de l'ONSS ou des dettes fiscales auprès du SPF Finances. En cas de dette, vous retenez une partie du montant de la facture et la versez directement à l'institution concernée au lieu de la payer à votre fournisseur.
Cette page rassemble tout ce qu'il faut savoir: qui est soumis à l'obligation, comment la vérifier fournisseur par fournisseur, quels taux s'appliquent, que faire en cas de dette constatée et comment répéter le contrôle à chaque paiement.
Qui est soumis à l'obligation de retenue?
L'obligation dépend de la nature des travaux, pas de votre propre activité. Dès que vous faites exécuter des travaux visés par les articles 30bis ou 30ter de la loi du 27 juin 1969, le contrôle s'applique, même si vous n'êtes pas entrepreneur.
Construction et immobilier
Travaux immobiliers: construire, rénover, démolir, installer, entretenir, ainsi que la livraison de béton prêt à l'emploi. Chaque entrepreneur qui paie un sous-traitant contrôle à son tour.
Nettoyage
Le nettoyage de bâtiments et l'entretien lié au bâtiment relèvent de l'article 30bis, y compris dans un contrat de facility management plus large.
Secteur de la viande
L'article 30ter vise la découpe, la transformation et le conditionnement de la viande, avec le même contrôle et les mêmes taux.
Gardiennage et surveillance
Les services de gardiennage et de surveillance relèvent de l'article 30ter. Avec du personnel tournant et des sous-traitants, la chaîne y est longue.
Les personnes physiques qui font exécuter des travaux à des fins strictement privées sont exclues. En cas de doute, regardez la description des travaux sur la facture, pas le code NACE de votre fournisseur.
Vérifier l'obligation de retenue en quatre étapes
Le contrôle prend moins d'une minute par fournisseur dès que vous disposez des bonnes données.
- 01
Réunissez le numéro BCE
Vous avez besoin du numéro d'entreprise à dix chiffres, généralement repris sur la facture. Le numéro de TVA est le même numéro précédé de BE.
- 02
Contrôlez les dettes sociales
L'ONSS indique s'il existe une dette de cotisations à ce moment. Pour les indépendants sans personnel, ce contrôle passe par l'INASTI.
- 03
Contrôlez les dettes fiscales
À côté de la dette sociale existe une obligation de retenue fiscale distincte, à contrôler auprès du SPF Finances, même si l'ONSS donne le feu vert.
- 04
Conservez une preuve datée
En cas de contrôle, vous devez pouvoir démontrer qu'au moment du paiement vous avez vérifié l'existence de dettes. Conservez la preuve au moins cinq ans.
Comment se déroule un contrôle en pratique
Importer la liste des fournisseurs, contrôler chaque numéro BCE, obtenir le résultat et la preuve de contrôle.
- 01Importer Excel
- 02Contrôle en direct
- 03Rouge ou vert
- 04Notifications automatiques
fournisseurs.xlsxCombien faut-il retenir?
Les taux se calculent sur le montant hors TVA et sont versés directement à l'institution, pas à votre fournisseur.
du montant facturé hors TVA, en cas de dette sociale.
du montant facturé hors TVA, en cas de dette fiscale.
jamais plus de la moitié du montant facturé hors TVA.
Si la dette réelle est inférieure au montant à retenir, votre fournisseur peut demander au SPF Finances une attestation mentionnant le montant exact. Cette attestation est valable 20 jours et permet de limiter la retenue.
Que risquez-vous sans contrôle?
Si vous payez la facture intégralement alors qu'une dette existait, vous devenez solidairement responsable des dettes sociales et fiscales de votre fournisseur. Cette responsabilité peut atteindre le prix total des travaux.
S'y ajoute une amende administrative égale au double du montant que vous auriez dû retenir.
Les sanctions ont été renforcées par la loi du 15 mai 2024 modifiant le droit pénal social. Une preuve de contrôle datée par paiement est votre seule défense.
Que faire en cas de dette constatée?
Un résultat rouge ne signifie pas qu'il faut arrêter la collaboration, mais que vous scindez le paiement.
- 01Calculez le montant à retenir sur le montant hors TVA: 35 pour cent en cas de dette sociale, 15 pour cent en cas de dette fiscale, 50 pour cent au maximum ensemble.
- 02Versez ce montant via le canal de paiement officiel de l'ONSS ou du SPF Finances, avec la communication correcte.
- 03Payez le solde à votre fournisseur en mentionnant explicitement la retenue sur votre paiement ou votre note de crédit.
- 04Conservez la preuve de contrôle avec la preuve du versement, au moins cinq ans.
Combien de temps un contrôle reste-t-il valable?
Un contrôle est une photo du jour du paiement. Un fournisseur sans dette le mois dernier peut en avoir aujourd'hui. Il n'existe pas de validité de plusieurs semaines ou mois.
Si vous travaillez avec les mêmes fournisseurs et payez chaque semaine ou chaque mois, cela signifie un contrôle récurrent par fournisseur et par paiement. Les acomptes et paiements partiels comptent aussi.
C'est pourquoi de nombreuses entreprises répètent le contrôle automatiquement et se font avertir dès qu'une dette apparaît ou que la situation juridique d'un fournisseur change.
Contrôler soi-même ou automatiser?
Les deux méthodes sont valables. La différence tient au temps nécessaire et au risque d'oublier un paiement.
Soi-même via les portails officiels
- Gratuit et toujours disponible.
- Recherche fournisseur par fournisseur, dans deux applications distinctes.
- Vous conservez vous-même une preuve datée par paiement.
- Aucun avertissement quand la situation d'un fournisseur change.
Automatiquement avec Checkplicht
- Importer la liste complète des fournisseurs par Excel et tout contrôler en une fois.
- Contrôle social et fiscal réunis dans un seul résultat par fournisseur.
- Recontrôles automatiques à la fréquence choisie, avec e-mail en cas de retenue constatée.
- E-mail lorsque le nom, le statut ou la situation juridique d'un fournisseur change, par exemple en cas de faillite.
- Preuve de contrôle par fournisseur et relevé mensuel en pdf.
Sept jours gratuits, ensuite à partir de 9 euros par mois.
Questions fréquentes sur l'obligation de retenue
L'obligation de retenue par secteur
Les règles diffèrent selon le secteur. Découvrez par secteur quelles activités sont visées et où les erreurs se produisent en pratique.
Pour aller plus loin
Explications détaillées par sujet, avec les textes légaux et les procédures officielles.
Sources officielles
- ONSS: obligation de retenue et responsabilité solidaire (article 30bis)
- SPF Finances: responsabilité solidaire et obligation de retenue
- INASTI: obligation de retenue dans le statut social des indépendants
- Banque-Carrefour des Entreprises, recherche publique
Cette page est informative et ne constitue pas un avis juridique. En cas de doute sur un dossier concret, consultez les sources officielles ou votre comptable.