Vérifier l'obligation de retenue: comment contrôler un fournisseur?
Vous vérifiez l'obligation de retenue en recherchant le numéro BCE de chaque fournisseur et en contrôlant si, au moment du paiement, il a des dettes sociales auprès de l'ONSS ou des dettes fiscales auprès du SPF Finances. En cas de dette, vous retenez une partie du montant de la facture et la versez directement à l'institution concernée au lieu de la payer au fournisseur.
Cette page explique quand contrôler, ce dont vous avez besoin, comment lire le résultat et comment automatiser le contrôle pour tous vos fournisseurs en une fois.
Comment se déroule un contrôle
Importer la liste des fournisseurs, contrôler chaque numéro BCE, obtenir le résultat et la preuve de contrôle.
- 01Importer Excel
- 02Contrôle en direct
- 03Rouge ou vert
- 04Notifications automatiques
fournisseurs.xlsxContrôler un fournisseur en quatre étapes
Le contrôle lui-même prend moins d'une minute par fournisseur dès que vous avez les bonnes données.
- 01
Rassemblez le numéro BCE
Vous avez besoin du numéro d'entreprise de votre fournisseur, dix chiffres, généralement mentionné sur la facture. Le numéro de TVA est le même numéro précédé de BE.
- 02
Contrôlez les dettes sociales auprès de l'ONSS
L'ONSS indique si le fournisseur a une dette de cotisations à ce moment et si vous devez donc retenir. Pour les indépendants sans personnel, le contrôle passe par l'INASTI.
- 03
Contrôlez les dettes fiscales auprès du SPF Finances
À côté de la dette sociale existe une obligation de retenue fiscale distincte. Vous la contrôlez auprès du SPF Finances, même si l'ONSS donne le feu vert.
- 04
Conservez le résultat comme preuve
Conservez une preuve de contrôle datée par paiement. En cas de contrôle, vous devez pouvoir démontrer qu'au moment du paiement vous avez vérifié l'existence de dettes.
Que signifie le résultat pour votre paiement?
Aucune dette constatée
Vous payez la facture intégralement à votre fournisseur. Conservez la preuve datée, car le résultat ne vaut que pour ce paiement.
Dette constatée, retenue obligatoire
Vous retenez la partie due et la versez à l'ONSS ou au SPF Finances. Si vous ne le faites pas, vous risquez, outre la retenue, une majoration.
Qu'est-ce que l'obligation de retenue?
L'obligation de retenue figure aux articles 30bis et 30ter de la loi du 27 juin 1969. Celui qui fait exécuter des travaux visés par ces articles doit vérifier, à chaque paiement, si le fournisseur a des dettes sociales ou fiscales.
L'obligation vaut pour le maître d'ouvrage et pour chaque entrepreneur de la chaîne qui paie un sous-traitant. Il ne s'agit pas uniquement de travaux immobiliers: certaines activités du nettoyage, du secteur de la viande et du gardiennage entrent également dans le champ.
Si votre fournisseur a une dette et que vous payez le montant complet, vous devenez coresponsable de cette dette. La retenue vous protège contre cette responsabilité solidaire.
Combien devez-vous retenir?
du montant de la facture hors TVA, en cas de dette sociale.
du montant de la facture hors TVA, en cas de dette fiscale.
ensemble jamais plus que le montant de la facture hors TVA.
Si la dette est inférieure au montant de la retenue, une retenue limitée peut suffire. Demandez dans ce cas une attestation à l'institution concernée ou consultez votre comptable.
Quand devez-vous contrôler?
Avant chaque paiement. Un contrôle est une photographie: un fournisseur sans dette le mois dernier peut en avoir une aujourd'hui. L'obligation vaut aussi pour les acomptes et les paiements partiels.
Si vous travaillez avec les mêmes fournisseurs et payez chaque semaine ou chaque mois, cela signifie en pratique un contrôle récurrent par fournisseur et par cycle de paiement.
C'est pourquoi beaucoup d'entreprises font répéter le contrôle automatiquement et se font avertir dès qu'une dette apparaît chez un fournisseur.
Contrôler manuellement ou automatiquement?
Les deux sont valables. La différence se situe dans le temps nécessaire et dans le risque d'oublier un paiement.
Manuellement via les portails officiels
- Gratuit et toujours disponible.
- Recherche fournisseur par fournisseur, dans deux applications distinctes.
- Vous conservez vous-même une preuve datée par paiement.
- Aucune alerte lorsque la situation d'un fournisseur change.
Automatiquement avec Checkplicht
- Importer la liste complète des fournisseurs via Excel et tout contrôler en une fois.
- ONSS, INASTI et contrôle fiscal réunis dans un seul résultat.
- Contrôles automatiques selon votre propre fréquence, avec alerte e-mail en cas de retenue constatée.
- Preuve de contrôle par fournisseur et aperçu mensuel en pdf.
Sept jours d'essai gratuit, ensuite à partir de 9 euros par mois.
Questions fréquentes sur le contrôle
Obligation de retenue par secteur
Les règles diffèrent selon le secteur. Découvrez par secteur les activités concernées et les erreurs les plus fréquentes.
Sources officielles
- ONSS: obligation de retenue et responsabilité solidaire
- SPF Finances: dettes fiscales des entrepreneurs
- Banque-Carrefour des Entreprises, recherche publique
Cette page est informative et ne constitue pas un avis juridique. En cas de doute sur un dossier concret, consultez les sources officielles ou votre comptable.