Fournisseur soumis à la retenue: que faire au moment du paiement?
Votre contrôle indique une obligation de retenue. Voici combien retenir, à qui verser, quelle attestation peut réduire le montant et quelles preuves conserver.
Votre contrôle indique qu'un fournisseur est soumis à l'obligation de retenue. Vous ne pouvez alors pas payer la facture en entier. Vous retenez une partie et la versez à l'institution qui réclame la dette. Voici la méthode complète, avec les montants, les délais et les preuves à conserver.
Ce que retenir signifie
Vous payez à votre fournisseur moins que le montant de la facture, et la différence part vers l'État. Le fournisseur considère malgré tout la facture comme payée: votre versement vaut paiement à sa place.
| Type de dette | Qui réclame | Pourcentage | Base |
|---|---|---|---|
| Dette sociale | ONSS | 35% | montant hors TVA |
| Dette fiscale | SPF Finances | 15% | montant hors TVA |
| Les deux | ONSS et SPF Finances | maximum 50% | montant hors TVA |
En cas de double dette, vous retenez 35% plus 15%, soit 50%, et versez chaque part à la bonne institution.
Étape par étape pour une facture
- Contrôlez le jour du paiement. La situation de la semaine dernière ne compte pas. Conservez la date et la référence officielle du contrôle.
- Déterminez le montant à retenir, sur le montant hors TVA.
- Payez le solde à votre fournisseur, en indiquant pourquoi le montant est réduit.
- Versez la part retenue, avec la référence correcte, à l'ONSS ou au SPF Finances.
- Conservez les preuves: le contrôle et sa référence, le calcul, et la preuve du versement.
Quand retenir moins, ou rien
Le fournisseur peut demander à l'institution une attestation démontrant que la dette est inférieure au montant que vous devriez retenir. Avec cette attestation, vous ne retenez que le montant de la dette. Sa durée de validité est courte: elle doit être récente le jour de votre paiement. Demandez le document à votre fournisseur et joignez-le au dossier de paiement.
Le coût d'une retenue oubliée
Si vous payez la facture entière alors qu'une retenue était due, vous êtes solidairement responsable de la dette de votre fournisseur, à concurrence du montant des travaux. S'y ajoute une amende administrative égale au double du montant que vous auriez dû retenir. Un oubli de quelques milliers d'euros peut donc coûter un multiple.
Rendre cela tenable
La difficulté pratique n'est pas le calcul mais le moment: le statut peut changer entre votre dernier contrôle et votre paiement. Trois habitudes font la différence:
- Contrôlez automatiquement et périodiquement, pas seulement à la signature.
- Faites partir une alerte dès qu'un fournisseur devient soumis à la retenue, pour que la comptabilité bloque le paiement.
- Conservez par contrôle un document de preuve daté et référencé, pour ne rien reconstituer lors d'un contrôle.
Questions fréquentes
Faut-il retenir sur les factures d'acompte? Oui, l'obligation vaut à chaque paiement pour des travaux immobiliers, acomptes et états d'avancement inclus.
Et si le fournisseur proteste? Votre versement vaut paiement. Le fournisseur règle sa dette avec l'institution, pas avec vous.
Cela vaut-il pour les fournisseurs étrangers? Oui. Les entreprises étrangères qui exécutent des travaux immobiliers en Belgique relèvent du même régime, même si leurs données ne figurent pas au registre belge.
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