Contrôler un numéro de TVA: savoir si un fournisseur existe vraiment
Un numéro de TVA sur une facture ne prouve rien tant que vous ne l'avez pas contrôlé. Voici comment vérifier un numéro belge ou européen, quelles sources sont officielles et ce qu'il reste à contrôler.
Contrôler un numéro de TVA prend une minute et évite de payer une entreprise qui n'existe plus, qui est radiée ou qui n'a jamais existé. C'est aussi la première étape de tout autre contrôle: sans numéro d'entreprise correct, impossible de vérifier des dettes ou une obligation de retenue.
La structure d'un numéro belge
Un numéro d'entreprise belge compte dix chiffres et commence par 0 ou 1, par exemple 0403.170.701. Le numéro de TVA est le même numéro précédé de BE. L'erreur la plus fréquente est l'omission du zéro initial, ce qui donne un numéro à neuf chiffres introuvable.
Les deux derniers chiffres forment une clé de contrôle: le nombre formé par les huit premiers chiffres, divisé par 97, donne un reste qui, avec les deux derniers chiffres, totalise 97. Si cela ne correspond pas, le numéro est mal saisi.
Où contrôler
| Source | Pour quoi | Ce que vous voyez |
|---|---|---|
| BCE Public Search | entreprises belges | nom, adresse, situation juridique, activités, unités |
| VIES | numéros de TVA de l'UE | si le numéro est valable pour le commerce intracommunautaire |
| Moniteur belge | modifications et publications | constitution, modification des statuts, liquidation |
Pour un fournisseur belge, commencez par la BCE. Vous y voyez immédiatement la situation juridique: situation normale, cessation, ou une procédure de faillite. Pour un fournisseur d'un autre État membre, utilisez VIES. Ce système indique seulement si le numéro est valable, pas si l'entreprise est saine.
Ce qu'un numéro valable ne prouve pas
Un numéro de TVA valable ne signifie pas que l'entreprise paie ses cotisations sociales, n'a pas de dettes fiscales ou n'est pas soumise à l'obligation de retenue. Ces informations figurent dans d'autres registres. Une entreprise peut être valablement enregistrée et avoir, le jour du paiement, des dettes qui vous obligent à verser une partie de la facture.
Méthode pratique pour un nouveau fournisseur
- Comparez le numéro de la facture avec celui du contrat.
- Contrôlez la clé de contrôle, ou faites-le automatiquement.
- Recherchez le numéro dans la BCE et comparez nom et adresse avec la facture.
- Examinez la situation juridique: toute mention autre qu'une situation normale demande des explications.
- Contrôlez les dettes sociales et fiscales avant de payer, et répétez ce contrôle à chaque paiement.
Situations fréquentes
Le nom sur la facture diffère de la BCE. Il s'agit souvent d'un nom commercial. La dénomination sociale de la BCE fait foi pour votre comptabilité.
Le numéro est introuvable dans la BCE. Vérifiez d'abord le zéro initial. Si le numéro reste inconnu, demandez un extrait récent au fournisseur.
Un numéro étranger. Vous ne le trouverez pas dans la BCE. Pour les entreprises étrangères actives en Belgique, un contrôle de l'obligation de retenue reste possible, même sans données du registre belge.
Automatiser plutôt que contrôler à la main
Avec dix fournisseurs, le contrôle manuel est faisable. Avec des centaines, non, surtout parce que la situation change après le contrôle. Des outils valident le numéro, récupèrent les données du registre et suivent le statut des dettes, pour vous avertir dès qu'un élément change.
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