Checkinatwork: aanwezigheden melden op de werf, praktisch uitgelegd
Op grote werven moet elke aanwezigheid dagelijks gemeld worden aan de RSZ. Dit is wanneer Checkinatwork geldt, wie meldt, hoe u het doet en welke fouten controleurs vaststellen.
Checkinatwork is de dagelijkse aanwezigheidsregistratie op werven in onroerende staat. Wie op de werf aan het werk is, moet gemeld zijn bij de RSZ, per dag en per persoon. De verplichting bestaat naast de aangifte van werken en naast de inhoudingsplicht.
Wanneer de verplichting geldt
De aanwezigheidsregistratie geldt voor werven waarvan het totaalbedrag van de werken in onroerende staat de wettelijke drempel bereikt. Bij werken boven die drempel moet elke aannemer en onderaannemer de aanwezigheid van zijn werknemers en zelfstandigen dagelijks registreren. Onder de drempel geldt de verplichting niet, maar de aangifte van werken kan nog steeds verplicht zijn.
Wie meldt wie
| Situatie | Wie registreert |
|---|---|
| Werknemer van een aannemer | de werkgever, of de werknemer zelf via de mobiele toepassing |
| Zelfstandige onderaannemer | de zelfstandige zelf |
| Uitzendkracht | het uitzendbureau, in overleg met de gebruiker |
| Buitenlandse werknemer | de werkgever, na Limosa aangifte |
Hoe u registreert
Er zijn vier kanalen: de webtoepassing op het portaal van de sociale zekerheid, de mobiele toepassing, een badgelezer op de werf, en een rechtstreekse verbinding vanuit uw eigen software. Wat u nodig hebt is het werfnummer uit de aangifte van werken en het identificatienummer van de betrokken persoon. De registratie gebeurt op de dag zelf, voor de aanvang van het werk.
Wat controleurs vaststellen
De meest voorkomende vaststellingen bij een controle zijn: personen aanwezig die niet geregistreerd zijn, registraties die achteraf ingevuld werden, en een werfnummer dat niet overeenstemt met de aangifte van werken. Een ontbrekende registratie leidt tot een administratieve geldboete per niet geregistreerde persoon en versterkt de vaststelling van hoofdelijke aansprakelijkheid voor sociale schulden.
Samenhang met uw andere verplichtingen
Drie verplichtingen lopen samen op eenzelfde werf:
- Aangifte van werken, voor de start, met alle onderaannemers.
- Checkinatwork, dagelijks, per aanwezige persoon.
- Inhoudingsplicht, bij elke betaling, per aannemer of onderaannemer.
De eerste twee gaan over wie er werkt. De derde gaat over geld: hebt u een aannemer met sociale of fiscale schulden, dan moet u een deel van de factuur doorstorten in plaats van uit te betalen. Die status verandert voortdurend, dus een controle van vorige maand is geen bewijs voor vandaag.
Praktische tips
- Bewaar het werfnummer centraal, zodat wie registreert het niet moet opzoeken.
- Laat onderaannemers schriftelijk bevestigen dat zij hun eigen registraties doen.
- Controleer wekelijks of de registraties overeenkomen met de planning op de werf.
- Volg de schuldenstatus van elke aannemer automatisch op, zodat u niet per betaling handmatig moet nakijken.
Veelgestelde vragen
Moet een leverancier die enkel materiaal levert geregistreerd worden? Nee, de verplichting gaat over personen die werken in onroerende staat uitvoeren.
Kan een werknemer zichzelf registreren? Ja, via de mobiele toepassing, maar de verantwoordelijkheid blijft bij de werkgever.
Vervangt Checkinatwork de controle op inhoudingsplicht? Nee. Het zijn twee losse verplichtingen met verschillende sancties.
Aangifte van werken bij de RSZ: wanneer, hoe en waarom
Wie werken in onroerende staat laat uitvoeren, moet die vooraf aangeven bij de RSZ. Dit is wie aangifte doet, wanneer, via welk kanaal en wat er gebeurt als u het vergeet.
RSZ-attest aanvragen: wie, waar en hoe lang geldig
Stap voor stap: welk attest u nodig hebt bij een inhoudingsplichtcontrole, waar u het aanvraagt en hoe lang het geldig blijft.
RSZ-nummer opzoeken van je leverancier: handleiding voor opdrachtgevers
Het RSZ-nummer van je leverancier vinden is de eerste stap voor elke inhoudingsplichtcontrole. Dit zijn de vier betrouwbaarste manieren, plus valkuilen om te vermijden.