Vérifier les dettes sociales : étape par étape

Vérifier les dettes sociales et fiscales d''un entrepreneur paraît simple, mais en pratique les erreurs sont fréquentes : mauvais numéro, contrôle effectué au mauvais moment, ou résultat qui n''est conservé nulle part. Ce plan par étapes parcourt tout le contrôle, de la recherche du numéro d''entreprise à l''archivage de la preuve.

Étape 1 : trouvez le bon numéro d''entreprise

Chaque contrôle part du numéro BCE de l''entrepreneur, dix chiffres sous la forme 0123.456.789. Vous le trouvez :

• sur la facture de l''entrepreneur, généralement en bas à côté du numéro de TVA ;
• dans la Banque-Carrefour des Entreprises, au nom de la société ;
• dans votre propre fichier fournisseurs, si vous avez déjà ajouté l''entrepreneur.

Attention à deux pièges. Ne travaillez jamais sur le nom seul : les dénominations commerciales existent en double et une unité d''établissement n''est pas l''entité juridique. Et contrôlez toujours l''entité figurant sur la facture, même si les travaux ont été exécutés par une société soeur. L''obligation de retenue suit le paiement, pas le chantier.

Étape 2 : déterminez si les travaux sont visés

Le contrôle n''est obligatoire que pour les travaux visés par l''article 30bis ou 30ter : les travaux immobiliers, plus trois secteurs supplémentaires, à savoir le nettoyage, la viande et le gardiennage. Un aperçu par activité figure sur nos pages sectorielles et le cadre juridique dans article 30bis expliqué.

En cas de doute, contrôlez quand même. Un contrôle inutile ne coûte rien, un contrôle manquant peut coûter le montant de la facture.

Étape 3 : contrôlez l''ONSS et le SPF Finances

Il existe deux positions de dette distinctes, donc deux résultats :

• ONSS : cotisations sociales. Une dette entraîne une retenue de 35% du montant hors TVA.
• SPF Finances : dettes fiscales. Une dette entraîne une retenue de 15%.

Pour les entrepreneurs indépendants sans personnel, la position auprès de l''INASTI joue également un rôle. Nous la contrôlons aussi.

Vous pouvez consulter les deux positions manuellement via les portails publics officiels. Cela fonctionne pour un ou deux numéros, mais devient ingérable dès que vous comptez des dizaines de fournisseurs : il faut se reconnecter pour chaque numéro, noter le résultat à la main et tenir la date à jour vous-même. Pour un contrôle ponctuel rapide, utilisez notre page vérifier l''obligation de retenue.

Étape 4 : lisez correctement le résultat

Un contrôle donne, par source, l''un de ces résultats :

• En ordre : aucune dette au moment du contrôle. Vous payez la facture intégralement.
• Obligation de retenue : il y a une dette. Vous retenez et versez à l''administration concernée.
• Hors champ d''application : l''entité n''est pas visée par le régime, par exemple faute d''obligations d''employeur.
• Inconnu : le numéro n''a pas été trouvé ou la source n''a pas répondu. Ne considérez jamais cela comme un feu vert : corrigez d''abord le numéro et refaites le contrôle.

Principe essentiel : le résultat vaut au moment du paiement. Un contrôle du mois dernier ne couvre pas le paiement d''aujourd''hui.

Étape 5 : calculez la retenue, plafond inclus

Si l''entrepreneur a des dettes auprès de l''ONSS et du SPF, la somme atteindrait 50%. La loi plafonne la retenue totale à 50% du montant de la facture hors TVA. Calculez donc :

1. Part ONSS : 35% du montant hors TVA, en cas de dette sociale.
2. Part SPF : 15% du même montant, en cas de dette fiscale.
3. Plafonnez le total à 50% du montant hors TVA.

Checkplicht effectue ce calcul automatiquement et affiche les trois montants côte à côte.

Étape 6 : ventilez le paiement dans votre comptabilité

En cas de retenue, la facture part en deux ou trois parties :

• le montant net à l''entrepreneur ;
• la part ONSS à l''ONSS, avec la communication structurée correcte ;
• la part SPF au SPF Finances, avec sa propre référence.

Le versement se fait via les canaux officiels de l''administration concernée. Checkplicht vous renvoie, par contrôle, directement vers l''instrument de paiement officiel adéquat, pour ne jamais utiliser une référence erronée.

Étape 7 : archivez la preuve

Sans preuve, le contrôle n''existe pas. Conservez par paiement le numéro BCE, le nom, la date et l''heure, le résultat par source, le montant calculé et, le cas échéant, la preuve de versement.

Checkplicht conserve tout cela automatiquement et fournit par contrôle une preuve avec identifiant unique et vérification par QR code, ainsi qu''un dossier groupé de tous vos entrepreneurs et un aperçu mensuel en PDF.

Étape 8 : planifiez des contrôles automatiques

Pour les collaborations en cours, un contrôle unique ne suffit pas. Choisissez une cadence, par exemple tous les 7, 14 ou 30 jours, et laissez le contrôle tourner automatiquement. Avec Checkplicht, vous recevez une alerte dans l''application et un e-mail dès qu''une retenue est constatée chez l''un de vos entrepreneurs, pour ne jamais payer sur base d''informations dépassées.

Consultez les tarifs ou créez un compte et testez sept jours gratuitement.

Questions fréquentes

À quelle fréquence contrôler ? À chaque paiement, y compris les acomptes et les factures intermédiaires.

Je ne retrouve pas le numéro BCE, que faire ? Recherchez l''entité par nom et siège dans la Banque-Carrefour et comparez avec les données de la facture. En cas de doute, demandez le numéro par écrit à l''entrepreneur avant de payer.

Et si le résultat reste inconnu ? Ne payez pas sur base d''un résultat inconnu. Corrigez d''abord le numéro ou contactez l''entrepreneur, puis refaites le contrôle.

Faut-il aussi contrôler les indépendants sans personnel ? Oui. Une position de dette existe également, notamment auprès de l''INASTI, et donc une retenue possible.